No hay duda de que la implementación remota de ERP supone un desafío para los profesionales de las TI. En Galilea TI afrontamos el nuevo modelo que ha surgido con la pandemia de COVID-19 y aportamos las soluciones para la puesta en marcha, con el objetivo de aumentar la productividad y la calidad de una forma de trabajar que ha venido para quedarse.
El proceso de implementación de un ERP requiere una inversión de tiempo y recursos dentro de una organización. Muchos proyectos fallan por no poder alinear la cultura de la empresa con las prestaciones de la nueva solución. En Galilea TI, como expertos proveedores de soluciones ERP, lideramos el proceso de la mano de nuestros clientes, para conducir el proyecto de la manera más asertiva posible, con una excelente comunicación y una gestión de proyecto muy orientada a personas.
Si bien el trabajo en remoto no es algo nuevo, sí lo es la necesidad de implementar escenarios en los que todo un equipo de trabajo o una empresa en su conjunto, tenga un plan de acción y sus herramientas completamente enfocadas a la nueva realidad que ha surgido.
Que todo un equipo pueda trabajar desde casa a tiempo completo es un desafío que invita a plantear nuevos procedimientos. Les acompañamos en el camino aportando estas claves para la mejor implantación de su ERP.
- Planificar. Siempre es importante, pero lo es aún más cuando las interacciones diarias entre los miembros del equipo son ahora más reducidas al trabajar de forma remota. Planificar objetivos y evitar duplicidades de tareas, asi como conocer todas las dependencias de esos objetivos para tener la información correcta, documentada y en el orden más optimo posible.
- Disponer de horas de trabajo comunes para todo el equipo. Es recomendable que todos los empleados tengan unas determinadas horas del día comunes en su horario de trabajo para poder disponer de todos ellos cuando sea necesario. Determinar unas horas de la jornada laboral comunes a todos y permitir para el resto del horario una flexibilidad lógica para atender los asuntos familiares. Intentar que los miembros de un mismo equipo puedan coincidir determinadas horas todos los días para poder contar con ellos cuando sea necesario.
- Utilizar un canal de comunicación formal…y otro informal. Debe establecer canales de comunicación formales para informar a todos los miembros del equipo de detalles importantes como el estado del proyecto, y qué se está haciendo y en qué fase se encuentra, ya que es más probable que los empleados no se comuniquen entre ellos, como sí lo harían en un entorno de oficina .Hay que procurar que los mensajes sean claros para todos. De igual manera, conviene programar comunicaciones más informales para tomar el pulso al equipo. Trabajar en remoto tiene muchas ventajas, pero se pierde a veces la puesta en común de información, comentarios que antes se podían atender en la sala de reuniones o tomando el café en la oficina.
- Activar un canal de comunicación fuera del habitual de los emails. Una herramienta de gestión de proyectos es una buena idea, para recibir actualizaciones y la programación y estado de los proyectos.
- Planificar la formación de los empleados de forma remota. Sobre la implementación de los ERP remotos es importante aportar la suficiente capacitación a los empleados para que conozcan con seguridad y total tranquilidad la plataforma y sus características. Aportar documentos sobre procedimientos y tutoriales concisos y fáciles de usar.
- Disponer de salas virtuales donde todos puedan reunirse con regularidad es muy útil si sobre todo se puede compartir contenidos entre los miembros del equipo.
- Pruebas de integración. Es importante garantizar que el ERP cumple con las expectativas y necesidades de la empresa. Antes del funcionamiento es importante realizar pruebas. Por ejemplo, si tuviera que probar el proceso de compra de suministros de un proveedor, puede haber cinco o más pasos distintos realizados por diferentes empleados y equipos dentro de su empresa. En la implementación tradicional, en persona, es normal convocar en la misma ubicación a todos los involucrados. Tener a todos trabajando en la misma sala facilita el intercambio de información y resuelve cualquier problema rápidamente. Para una implementación de ERP remota, igualmente se puede «tener a todos en la misma sala», solo que esa sala es virtual. Puede solicitar a todos los participantes que se unan a una aplicación de conferencias web para facilitar el diálogo y el uso compartido de la pantalla.
- Un enfoque ágil, no dejar nunca de aprender. Debido a que la administración remota de proyectos es tan nueva para la mayoría de las organizaciones, es importante que se adopte una mentalidad de «aprendizaje permanente». Consulte con todas las partes interesadas para obtener comentarios y no tenga miedo de adaptarse si algo no funciona tan bien como debería y exige cambios.
En estos tiempos de teletrabajo, en Galilea Ti implantamos nuestro ERP en remoto con la máxima seguridad.
El primer paso para la transformación digital es la adaptación de las herramientas de software. Adaptarse al nuevo entorno del mercado -en el que los consumidores han cambiado su comportamiento- pasa por abordar la digitalización y aprovechar las tecnologías de gestión de datos más modernas y avanzadas. La columna vertebral de la estrategia de transformación digital de una empresa es sin duda el software ERP.
Galilea Ti, más de 30 años implantando soluciones ERP. Los mejores resultados, la máxima seguridad y la mínima asistencia presencial. Y sin duda, un seguimiento remoto continuo tras la implantación.
