La facturación electrónica se ha convertido en una de las claves de una gestión empresarial exitosa. A continuación, te explicamos en qué consiste y cómo puede ayudarte a gestionar la contabilidad de tu negocio de manera más eficaz.
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¿Qué es la facturación electrónica?
El proceso de envío por medios electrónicos de facturas a tus proveedores o clientes. El formato de este tipo de facturas está regulado por el RD 1619/2012. A todos los efectos, es legalmente idéntica como una que imprimes en papel. Sin embargo, para que sea válida ha de ser aceptada por su destinatario.
Además, debe basarse en tres principios fundamentales. El primero es la legibilidad, que estará facilitada por el programa informático que emplees para crearla. El segundo y el tercero son la autenticidad y la integridad. Ambos están garantizados por el uso de una firma electrónica con un certificado reconocido. También se admite el intercambio electrónico de datos. Asimismo, se admiten otros medios o sistemas de gestión de control de facturas que permitan la consulta de las facturas recibidas o emitidas.
¿Existen varios tipos de factura electrónica?
Sí. De hecho, en el mencionado RD se especifican los existentes para aclarar cualquier duda al respecto:
- Con formato estructurado. Contiene datos y pueden ser generadas por el software de gestión que uses en tu empresa. Han de permitir la automatización por el sistema de gestión de contabilidad y de cobro de quien las recibe. Pertenecen a este grupo las que utilizan el lenguaje XML o Facturae entre otros.
- Con formato no estructurado. Incluyen una imagen. El destinatario no puede automatizarla. Para su lectura necesita o un programa con reconocimiento óptico de caracteres o uno específico para el formato de la factura. Provocan cierta confusión al denominarse digitales, aunque deberían llamarse electrónicas.
¿Cómo se les envía una factura electrónica a las Administraciones Públicas?
Desde el 15 de enero de 2015, el Estado solo admite facturas electrónicas. Revisa los siguientes supuestos para comprobar si estás obligado a utilizar el FACe (una plataforma específica creada por el Gobierno) para enviar tus facturas. Deberás usarlo si tu negocio:
- Es una S.A.
- No tienes nacionalidad española.
- Es un establecimiento permanente o una sucursal de una entidad considerada como no residente en España.
- Se ha asociado a otro temporalmente.
- Es una agrupación con interés económico.
Tu factura debe generarla un programa informático, ser expedida por un tercero prestador de este servicio o, si diriges una pyme o eres autónomo, presentarla a través del programa del Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
Para que sea válida, ha de estar escrita en Facturae, debe firmarse con un certificado digital válido e incluir el destinatario (oficina contable, su órgano gestor y cuál es la unidad tramitadora).
¿Cómo puedes facturarle a otra empresa?
Es el destinatario el que tiene que permitirte que le envíes este tipo de facturas. Para certificar que es auténtica y que su contenido es el correcto debes firmarla:
- Con una firma electrónica avanzada que tenga como base un certificado electrónico reconocido y en vigor.
- De la forma indicada en el punto anterior, pero añadiendo que se haya creado la firma con un dispositivo de creación de firma electrónica reconocida.
También puedes usar un programa de creación de facturas, confiar en un prestador de servicios o apostar por la autofacturación.
¿Cómo le debes facturar al cliente final?
Debes utilizar un formato de archivo que el cliente pueda abrir. O bien facilitarle el acceso al programa correspondiente. Has de garantizar la consulta directa de las facturas emitidas durante los tres años siguientes.
Es obligatorio el formato electrónico si tu empresa presta alguno de los siguientes servicios:
- De comunicación electrónica a los consumidores.
- Financieros.
- De suministro de agua, luz o gas.
Si la contratación se ha llevado a cabo por un medio electrónico, es obligatoria la factura electrónica si diriges una agencia de viajes, te dedicas al transporte de viajeros por cualquier medio o si perteneces al sector del comercio al por menor.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
Son diversas, por lo que consideramos más apropiado incluir cada una en un apartado propio.
El ahorro de costes y de energía
Evitarás malgastar papel, acelerar el desgaste de tu impresora y tener que disponer de un espacio específico para almacenar las facturas. Contribuirás a la sostenibilidad al reducir las emisiones de CO2 que generas al ir a llevarles las facturas a tus clientes.
La automatización
Solo necesitas integrar en los procesos de recepción cada factura. Así, el programa que uses podrá contabilizarla, ordenarla y dejarla lista para su abono.
El aumento de la productividad
El departamento de contabilidad o administración no tendrá que perder tanto tiempo en la facturación. El proceso puede automatizarse y reduce los errores con facilidad.
La mejora en el tiempo de cobro
En cuanto se efectúa un pedido de un producto o servicio, tienes la opción de emitir la factura. Posteriormente, tienes la opción de enviar recordatorios para avisar del plazo final de pago. El proceso se acorta sensiblemente, lo que repercute en la contabilidad de tu empresa.
El aumento de la seguridad
El envío se realiza empleando, o bien una red privada, o bien una serie de protocolos concretos (FTPS, VAN, etcétera). La firma digital certifica que la factura es legal y auténtica. Tanto tú como tus clientes estaréis más protegidos frente a posibles errores o incidencias.
Un almacenamiento más fiable
Las facturas han de conservarse durante seis años desde el apunte en el libro de contabilidad. Al ser su formato electrónico no necesitas tanto espacio para llevar a cabo esta labor. También se reduce el riesgo de perder alguna factura importante al archivarse en el programa utilizado.
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